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浙江纺织服装职业技术学院国际会议管理规定

发布日期:2015-12-21    来源:

浙江纺织服装职业技术学院

国际会议管理规定

 

 

一、举办国际会议有利于提高我院在国内外的学术地位,促进我院师生与国际知名学者的学术交流,推动国际科技合作。学院鼓励、支持具备条件的部门和二级分院积极发起、主办或承办国际会议。

二、本规定适用的国际会议是指:在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个及以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛等。举办双边会议(指大陆与某一个国家或地区)除无需报上级主管部门审批外,其余程序按本规定办理。

三、外事办(港澳台办)是学院申报国际会议的归口管理部门,负责受理会议的申报并协助办理境外代表来华手续。科研处负责对学术会议进行学术和形式审查以及部分经费资助的审批工作。

四、根据上级审批制度的有关规定,未经批准,任何部门不得对外申办、承诺举办国际会议;不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准;不得为取得外方赞助而同意在华举办国际会议。经批准同意申办的国际会议,有关部门在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外义务。会议主办部门收到批件后,方可进行筹备工作;收到批件前,不得对外作出任何许诺。

五、院内各部门和二级学院在申请以我院名义举办的国际会议时,应首先明确我院为会议的主办者或承办者。由其它部门主办、拟由我院承办的国际会议,在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

   六、举办一般性国际会议,举办部门须至少提前半年填写《浙江纺织服装职业技术学院国际会议申请表》提出举办国际会议的申请。举办重大国际会议(指外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的一般性国际会议,外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议,及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议)应在上年度10月前向外事办报送计划。未经批准,任何部门和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质

的国际会议。

七、国际会议按以下程序申办:

(一)举办部门将申请表报相关主管部门,相关主管部门审核后,将申请表转外事办;

(二)外事办审核后报主管院领导审批;

(三)主管院领导批准后,主办部门向外事办提交申请报告(电子稿),由学院向上级主管部门报批。报告内容应包括:申办、承办国际会议的重要性,主办部门及协办部门名称,会议议题和主要内容,举办时间、会期、地点(城市),与会人员范围、总数及外宾人数,是否邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席会议(如邀请,需注明,且另行报批),经费来源,相关涉台和其他敏感问题及对策,相关国际组织的情况等,并附上有关背景材料。

(四)各申办部门在得到外事办批复后方能具体操作。如需外事办协助办理与会者的入境签证,各申办部门应至少提前1个半月将国外与会人员材料报外事办。

八、一般学术会议,不邀请国家、省、市领导出席。如属高规格国际会议,需邀请国家、省、市领导出席开幕式,会议主办部门应提前3周提出书面申请(附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿)报外事办。未经批准,任何部门和个人不得擅自邀请。

九、以学院名义主办或承办的国际会议,召开期间若邀请学院领导出席会议开幕式,主办部门应提前2周将申请材料(电子稿)及领导讲话稿报外事办。

十、申办部门应做好会议的各项工作,会议结束后2周内应将所举办国际会议的论文集目录、照片及相关材料报外事办备案。

十一、我院与港澳台地区举办会议参照本规定执行(附件2)。

十二、本规定自公布之日起实行,由外事办负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

相关附件:附件1国际会议申请工作流程图.docx
相关附件:附件2国际会议申请表.docx
相关附件:附件3两岸(港澳)会议申请表.docx
相关附件:附件4邀请外国人员来华审批表.docx